• 揭陽市揭陽僑中教育基金會檔案管理制度

    發表日期:2021/6/28 11:16:48    出處:    作者:     點擊:837

    第一條  為了規范揭陽市揭陽僑中教育基金會檔案管理,促進教育基金會事業的發展,結合教育基金會實際情況特制定本檔案管理辦法。

    第二條  檔案是全面反映基金會管理各項活動的歷史記錄,是實現今后決策科學化的重要依據。各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

    第三條  登記證書的保管

    由秘書處妥善保管好基金會登記證書的正本和副本,不得丟失。

    第四條  檔案材料的收集

    (一)上級的有關文件,上報文書等。

    (二)對符合規定歸檔的材料,如基金會各種具有保存價值的文件、方案、軟件、財務資料、人事資料、會議紀要、協議、內外行文圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。要按照材料目錄分類進行登記,并裝訂整理成冊。

    第五條 文書檔案的保管

    (一)檔案室內應保持清潔,做到防盜、防火、防濕、防蛀,確保安全。所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風。

    (二)堅持每一年整理裝訂一次檔案材料,切實做到每個檔案的目錄與材料內容相一致。

    第六條  檔案保存期限

    (1)永久保存:基金會章程,理事名冊,理事會、監事會會議紀要,基金會證照,各級批文,印鑒,年度財務報表,規章制度,不動產所有權證及其他債權憑證,人事資料,大型活動圖片,音像資料以其它核定須永久保存的文書;

    (2)十年保存:會計憑證,其他經核定須十年保存的文書(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行);

    (3)五年保存:期滿或解除的合同協議,完結后的項目方案,其它經核定須保存五年的文書;

    (4)一年保存:部門工作計劃及工作總結,完結后的部門請求報告,完結后無長期保存必要文書。

    第七條 文書檔案的查閱

    (一)所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。查閱檔案應按規定辦理手續,方能查閱。

    (二)使用檔案時,要愛護檔案材料,保持檔案整潔,嚴禁在材料上勾劃、涂改,不準折疊,不準拆散和損壞檔案材料。

    (三)查閱檔案只限在秘書處進行,檔案一般不得外借,特殊情況下,經有關領導批準后,方可借出。借出時必須嚴格履行登記手續,借用時限在兩周以內,用后要及時歸還,借用期間要妥善保管,不得遺失,不得轉借。

    (四)查閱或借出檔案時,要先清點材料后才出柜,收回檔案時清點后才歸位。

    第八條 各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

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